Uitvaartvereniging Leek heeft een privacyreglement ter bescherming van persoonsgegevens van haar leden. In dit reglement is vastgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken en welke persoonsgegevens wij op welk tijdstip met derden delen. Door lid te zijn van Uitvaartvereniging Leek gaan de leden akkoord met verwerking van persoonsgegevens zoals in dit document is vastgelegd.
De persoonsgegevens die worden verwerkt dienen om de leden als zodanig te kunnen benoemen als zijnde lid van de vereniging. Naast de standaard persoonsgegevens worden gezinsrelaties verwerkt en bankgegevens om de contributie te kunnen vaststellen en incasseren. Ingeval van een overlijden worden alleen de lidmaatschapsgegevens gedeeld met een uitvaartverzorger naar keuze van de nabestaanden om een uitvaart volgens de gebruiken van de vereniging mogelijk te maken.
Dit reglement heeft betrekking op verwerking van gegevens door het bestuur van de vereniging. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in artikel 1 genoemde gegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto en/of video worden verwerkt.
De vereniging legt in een bestand alleen de standaard persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van haar activiteiten als uitvaartvereniging. De werkzaamheden hiervoor worden uitsluitend uitgevoerd door het bestuur van de vereniging.
De volgende gegevens van leden worden vastgelegd:
Ingeval er sprake is van een koopsompolis worden aanvullend onderstaande gegevens vastgelegd:
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt tenzij de wet dit voorschrijft. In dat geval wordt dit expliciet vastgelegd.
De gestandaardiseerde persoonsgegevens zoals in artikel 2 omschreven worden vastgelegd in het online ledenadministratiepakket van Member 90. Van daaruit worden ook de automatische incassobestanden aangeleverd voor incasso van de jaarlijkse contributie en/of andere betalingen aan de vereniging. Alle bestuursleden van de vereniging hebben toegang tot deze toepassing voor het inzien van gegevens. Alleen de secretaris en de penningmeester hebben de bevoegdheid tot het muteren van persoonsgegevens. In 1998 is het ledenadministratiepakket Member 90 in gebruik genomen. Voordien werden gegevens van leden bijgehouden op lijsten. Deze lijsten heeft de vereniging nog in haar bezit en deze lijsten worden alleen geraadpleegd, indien er bij een overlijden twijfel is over het bestaan van een lidmaatschap van de vereniging.
Verzoeken tot verstrekking van gegevens uit het ledenbestand kunnen uitsluitend schriftelijk (papier of email) worden ingediend bij het bestuur van de vereniging. Ingeval daar een wettelijke of noodzakelijke grondslag voor is, zullen de gevraagde gegevens door de secretaris of penningmeester worden verstrekt. Bij verstrekking van gegevens aan klachtencommissies of andere derde partijen, zal de verstrekking van gegevens uitsluitend worden verricht na uitdrukkelijke toestemming van de desbetreffende persoon of personen.
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Na een overlijden worden persoonsgegevens nog maximaal 2 jaar bewaard. Deze gegevens kunnen nog gebruikt worden voor jaarverslagen en bijbehorende overzichten. Persoonsgegevens kunnen eventueel langer bewaard worden indien daar een wettelijke grondslag voor is.
Ieder lid heeft het recht om zich schriftelijk tot de vereniging te wenden voor een afschrift van alle voor dit lid verwerkte gegevens. Ouders kunnen ook de gegevens van hun minderjarige kinderen opvragen. Minderjarige kinderen kunnen hun gegevens opvragen met toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger. De gevraagde gegevens zullen schriftelijk worden verstrekt door de secretaris of penningmeester. Dit recht op informatie kan door de vereniging worden geweigerd indien het in het belang is van betrokkene, diens gezin of wanneer hiervoor wettelijke grondslagen zijn. De vereniging stelt de vrager van dit besluit schriftelijk op de hoogte met omschrijving van de reden tot weigering.
Nadat een lid kennis heeft genomen van de gegevens zoals omschreven in artikel 6, kan hij/zij de vereniging verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake doende zijn voor het doel van de verwerking. Ingeval een lid het niet eens is met het oordeel van de vereniging dat over hem/haar is opgenomen in het bestand, kan hij/zij verzoeken aan dit oordeel een eigen verklaring toe te voegen.
Ieder lid/ex-lid heeft het recht om zijn gegevens geheel uit het bestand te laten verwijderen en te vernietigen. Hiervan is alleen sprake bij een beëindigd lidmaatschap en wanneer er geen wettelijke bepalingen zijn die dit recht tegen gaan. Deze beperking geldt ook indien er een uitzonderingsgrond is krachtens de AVG. Dit schriftelijk verzoek zal binnen 1 maand na ontvangst door de vereniging worden beoordeeld en/of uitgevoerd. Hiervan krijgt de betrokkene schriftelijk bericht. Indien een betrokkene zich niet kan vinden in de uitvoering zoals omschreven in de artikelen 6, 7 en 8, dan kan hij/zij hiertoe een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of daartoe bevoegde rechter.
Ieder bestuurslid dat op grond van haar functie toegang heeft tot de verwerkte gegevens van de vereniging en haar leden, is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit reglement verstrekking mogelijk maakt.
Dit reglement is actief geworden vanaf 1 januari 2019 en kan worden ingetrokken of gewijzigd door het bestuur van de vereniging.